Περίληψη: Η αντιπροσωπεία είναι τέχνη και επιστήμη. Οι αποτελεσματικοί ηγέτες γνωρίζουν πότε και πώς να αναθέτουν τα καθήκοντά τους, προκειμένου 1) να κάνουν περισσότερα και 2) να αναπτύξουν τους ανθρώπους. Αυτό το άρθρο παρέχει συμβουλές για αποτελεσματική ανάθεση.
Ως ηγέτης έργου, διευθυντής ή ιδιοκτήτης επιχείρησης, μπορεί να πάσχετε από μια θανατηφόρα ασθένεια που μπορεί να απορροφήσει την ίδια τη δύναμη της ζωής όχι μόνο από εσάς αλλά από όλους και τα πάντα γύρω σας. Η ασθένεια ονομάζεται δελεγίτιδα και τα συμπτώματά της περιλαμβάνουν:
Αισθάνεστε συγκλονισμένοι όχι μόνο από τον όγκο της εργασίας αλλά και από το ευρύ φάσμα της εργασίας που πρέπει να κάνετε.
Η ενοχλητική υποψία ότι οι άνθρωποι γύρω σας, οι υπάλληλοι και το προσωπικό σας δεν είναι τόσο ικανοί όσο πιστεύατε πάντα.
Το αυξανόμενο αίσθημα ευθύνης με τη γνώση ότι δεν υπάρχει κανένας που να μπορεί να κάνει τη δουλειά τόσο καλά όσο εσύ και τόσο γρήγορα όσο εσύ.
Η κατάρρευση που συμβαίνει όταν βασίζεστε στους άλλους και τα πράγματα πάνε νότια.
Εάν είχατε ποτέ αυτά τα συμπτώματα, μπορεί να έχετε αποθηκίτιδα. Στα τελικά του στάδια, μπορεί να καταστρέψει μια ομάδα ή μια εταιρεία. Σε αυτό το άρθρο, μιλήστε καλά για τα αίτια (ο δελεγίτιδα μεταδίδεται στην πραγματικότητα από δαγκώματα πιθήκων!) και τις θεραπείες.
Δελεγίτης που συνδέεται με δαγκώματα πιθήκων
Σας έχει συμβεί αυτό: Περπατάτε στο διάδρομο και ένας από τους υπαλλήλους σας σας χαιρετά και λέει: Έχουμε πρόβλημα. Βλέπετε, …. Καθώς ακούτε, συνειδητοποιείτε ότι 1) γνωρίζετε αρκετά για το πρόβλημα και πιθανή λύση για να εμπλακείτε, αλλά ότι 2) δεν γνωρίζετε αρκετά για να πάρετε μια απόφαση επί τόπου. Τι συμβαίνει λοιπόν; Λέτε, δεν έχω αρκετό χρόνο αυτή τη στιγμή. Επιτρέψτε μου να δω τι μπορώ να καταλήξω… Καθώς φεύγετε βιαστικά, το πρόβλημα που κουβαλούσε ο υπάλληλος σας είναι τώρα στην πλάτη σας. Εσείς το κατέχετε. Ο υπάλληλος σας ΔΕΝ ΜΠΟΡΕΙ να κάνει τίποτα μέχρι να δείτε τι μπορείτε να καταλήξετε.
Η μαϊμού το πρόβλημα ξεκίνησε ως ευθύνη των υπαλλήλων σας. Τώρα είναι δική σου ευθύνη. Δεν έχετε χρόνο για άλλη μια προτεραιότητα. Και ο υπάλληλος σας θα αναγκαστεί να σας περιμένει.
Ο υπάλληλος σας απογοητεύεται με τη συμφόρηση που δημιουργείτε. Είστε απογοητευμένοι από τα προβλήματα τοποθέτησης που πρέπει να επιλύσετε (για να μην αναφέρουμε τα δαγκώματα πιθήκων που λαμβάνετε). Και οι δύο θυμώνετε με την προφανή ανικανότητα του άλλου.
Γιατί συμβαίνει αυτό; Διότι ο διευθυντής και ο υπάλληλος υποθέτουν εξαρχής, ηθελημένα ή άθελά τους, ότι το πρόβλημα που εξετάζεται είναι κοινό πρόβλημα. Δεν είναι. Το πρόβλημα είναι και πρέπει να παραμείνει πρόβλημα των εργαζομένων σας.
Βγάλε τους πιθήκους από την πλάτη σου και πάνω στους υφισταμένους σου πίσω εκεί που ανήκουν. Εάν απαιτείται απόφαση, πάρτε την. Εάν πρέπει να γίνει περισσότερη δουλειά για το πρόβλημα, ζητήστε από τον υφιστάμενο να κάνει τη δουλειά και να σας δώσει 1) μια σύσταση και το σκεπτικό, 2) μια απόφαση και μια αναφορά, ή 3) ό,τι χρειάζεστε.
Κρατήστε τους πιθήκους μακριά από την πλάτη σας εκτελώντας τα καθήκοντα που απαιτούνται από εσάς ως διευθυντή και ΜΗΝ εκτελώντας τα καθήκοντα που περιμένετε από τους υπαλλήλους σας. Γίνετε ικανοί στην αναγνώριση πιθήκων και ικανοί στο να αρνηθείτε να δεχτείτε πιθήκους!
Θα κάνετε περισσότερα και το ίδιο θα κάνουν και οι υπάλληλοί σας! Και θα αποφύγετε τα τσιμπήματα των πιθήκων που προκαλούν δελεγίτιδα!
Αντιπροσωπεία
Οι περισσότεροι μάνατζερ δέχονται μαϊμούδες επειδή πιστεύουν ότι υπάρχουν μόνο δύο επίπεδα ανάθεσης: 1) το κάνω εγώ ή 2) το κάνεις ΕΣΕΙΣ. Περαιτέρω πιστεύουν ότι αν δεν μπορείτε να το κάνετε, τότε ΠΡΕΠΕΙ να το κάνουν. Ωχ, άλλο ένα δάγκωμα μαϊμού!
Η ανάθεση στην πραγματικότητα γίνεται σε πέντε διαφορετικά επίπεδα. Η γνώση αυτών των επιπέδων σάς βοηθά να αποτρέψετε το άλμα των πιθήκων (και σας δίνει τη δυνατότητα να αρχίσετε να πείθετε μερικούς από τους πιθήκους από την πλάτη σας!):
Πέντε επίπεδα αντιπροσωπείας
Επίπεδο 0 Περιμένετε για την καθοδήγησή μου (αυτό δεν εκχωρεί πραγματικά, γι’ αυτό και το επίπεδο 0)
Επίπεδο 1 Εξετάστε το πρόβλημα – παρέχετε στοιχεία – Θα πάρω την απόφαση
Επίπεδο 2 Εξετάστε το πρόβλημα – δώστε μου εναλλακτικές ενέργειες, κάντε συστάσεις
Επίπεδο 3 Εξετάστε το πρόβλημα ενημερώστε με για το τι σκοπεύετε να κάνετε
Επίπεδο 4 Αναλάβετε δράση – ενημερώστε με για το τελικό αποτέλεσμα
Επίπεδο 5 Αναλάβετε δράση – δεν απαιτείται περαιτέρω επικοινωνία μαζί μου
Επιλέγοντας το Ακατάλληλο Επίπεδο
Η επιλογή του κατάλληλου επιπέδου ανάθεσης είναι αρκετά απλή: Έχει το άτομο τη δυνατότητα να κάνει την εργασία στο επίπεδο που αναθέτω;
Η ικανότητα συνεπάγεται:
1. Χρόνος και προτεραιότητα. ο υπάλληλος πρέπει να γνωρίζει τις απαιτήσεις χρόνου για αυτήν την εργασία και πρέπει να έχει ή να λάβει από εσάς την εξουσία να ολοκληρώσει την εργασία.
2. Ικανότητα. ο εργαζόμενος πρέπει να έχει τις δεξιότητες ή τις γνώσεις που απαιτούνται για να κάνει αυτή την εργασία ή πρέπει να του παρέχονται τρόποι για να αποκτήσει την ικανότητα ή τη γνώση.
3. Ελευθερία/ευθύνη. ο υπάλληλος πρέπει να κατανοήσει ξεκάθαρα τι επιτρέπεται και τι δεν επιτρέπεται, τι είδους αναφορά/check-in απαιτείται για να νιώσετε σιγουριά και πώς φαίνεται η επιτυχία. Τότε ο εργαζόμενος πρέπει να έχει την κατάλληλη ελευθερία και περιθώριο για να κάνει τη δουλειά χωρίς παρέμβαση από εσάς. (Ως διαχειριστές, προσκαλούμε υποσυνείδητα τους περισσότερους πιθήκους να πηδήξουν στις πλάτες μας!)
4. Εμπιστοσύνη. παρέχει το κατάλληλο επίπεδο υποστήριξης ανάλογα με το επίπεδο της αντιπροσωπείας. Η υπερβολική υποστήριξη φαίνεται σαν ανάμειξη. Η πολύ μικρή υποστήριξη μοιάζει με εγκατάλειψη.
Εκπρόσωπος Αποτελεσματικά
Αποστολή αποτελεσματικά με:
Αντιστοίχιση της εργασίας με το σύνολο δεξιοτήτων ή την περιοχή ανάπτυξης.
Συζήτηση για τον τελικό στόχο με τον εργαζόμενο.
Επιτρέποντας την ευελιξία στην επίλυση του προβλήματος ή στην ολοκλήρωση της εργασίας.
Διευκρίνιση προσδοκιών, χρονοδιαγραμμάτων και αναγκών υποστήριξης.
Παρακολούθηση κατάλληλα (ανάλογα με την εργασία και την ικανότητα του εργαζομένου).
Αναγνωρίζοντας την καλή απόδοση.
Προπονητική μη ικανοποιητική απόδοση.
Αντιπροσωπεία Dos and Donts
Ρωτήστε τον εαυτό σας, ποιο είναι το πιο σημαντικό πράγμα στο οποίο μπορώ να δουλέψω αυτή τη στιγμή; Εάν δεν το κάνετε αυτό τώρα, σκεφτείτε να αναθέσετε αυτό που κάνετε!
Να είστε ρεαλιστές. Κανείς δεν θα το κάνει τόσο καλά όσο εσείς ή τόσο γρήγορα όσο εσείς την πρώτη φορά. Ξεπέρασέ το. Η δουλειά σας στην ανάθεση είναι να καθορίσετε τι είναι αποδεκτό και να καταφέρετε σε αυτό το επίπεδο. Η τελειότητα είναι ένας αδυσώπητος υπεύθυνος εργασιών.
Χρησιμοποιήστε την ανάθεση για την ανάπτυξη των εργαζομένων. Αυξήστε το επίπεδο ανάθεσης και παρέχετε την υποστήριξη που χρειάζονται. Δεν ξέρετε τι υποστήριξη χρειάζονται; Παρακαλώ!
Να παρακολουθείτε κατάλληλα. Μην συγχέετε την ανάθεση με την υπευθυνότητα. Ακόμα κι αν μπορείτε να αναθέσετε μια ολόκληρη εργασία, εξακολουθείτε να είστε υπόλογοι σε κάποιο επίπεδο για την επιτυχία της. Check in. Αναγνωρίστε την προσπάθεια και τα αποτελέσματα!
Εξασφαλίστε την επιτυχία. Παρέχετε κατευθυντήριες γραμμές επικοινωνίας για να αποτρέψετε αστοχίες ή στάθμευση. Ενημερώστε μου κάθε Πέμπτη έως τις 5:00. Καλέστε με αν δυσκολεύεστε να πάρετε τα στοιχεία που χρειάζεστε και σκεφτείτε καλά.
Κάντε δίκτυο. Συχνά οι διευθυντές δεν αναθέτουν εξουσιοδότηση επειδή δεν ξέρουν σε ποιον μπορούν να αναθέσουν. Μερικές φορές το καλύτερο ταλέντο βρίσκεται μέσα στον οργανισμό σας. Εξετάστε τους συναδέλφους, άλλα τμήματα της εταιρείας (π.χ. αίθουσα αλληλογραφίας, υπηρεσία αντιγραφής), προμηθευτές και οργανισμούς εκτός της εταιρείας. Εξετάστε τις προσωπικές επαφές στις οποίες μπορείτε να αναθέσετε εργασίες που δεν σχετίζονται με την εργασία (όπως καθαρισμός σπιτιού, ψώνια, φροντίδα γκαζόν κ.λπ.)
Μην αναθέτετε πράγματα που μόνο εσείς μπορείτε/πρέπει να κάνετε. Αυτά περιλαμβάνουν κίνητρα, καθοδήγηση, συγκρότηση ομάδας, οργάνωση, έπαινο, επίπληξη, κριτικές απόδοσης και προαγωγές.
Μην κολλάτε σε έργα για κατοικίδια μόνο επειδή σας αρέσουν. Ένας κατοικίδιος πίθηκος δαγκώνει εξίσου δυνατά με έναν απατεώνα! Αναζητήστε ευκαιρίες για να ελευθερώσετε χρόνο και να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά τους πόρους σας.
Αναγνωρίστε την αποχορήγηση προτού σακατέψει εσάς ή τον οργανισμό σας. Κρατήστε τους πιθήκους μακριά από την πλάτη σας και χρησιμοποιήστε τεχνικές ανάθεσης για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας και την υγεία του οργανισμού σας.