Σκέφτηκα ότι ίσως αξίζει να επισκεφτώ κάποια εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για όλους, καθώς η πλειονότητα των αναγνωστών αυτού του ενημερωτικού δελτίου είναι τώρα στο email.
Είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη ότι όταν στέλνετε email σε άτομα που συμμετέχετε στην εκπομπή, είτε σας αρέσει είτε όχι, 24 ώρες την ημέρα, 7 ημέρες την εβδομάδα. Αυτό είναι ένα από τα θέματα για τα κατοικίδια μου για τα οποία μιλώ όταν κάνω μια δημόσια παρουσίαση για το Διαδίκτυο. Είμαι συνεχώς έκπληκτος με τον αριθμό των ανθρώπων που δεν το έχουν σκεφτεί ποτέ, συμπεριλαμβανομένων των γραμματέων, αλλά μόλις το αναφέρουν λένε ω, ναι, δεν το είχα σκεφτεί!
Ας το παραδεχτούμε, πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν email στη δουλειά ΚΑΙ στο σπίτι, αλλά το ποιοι είναι δεν αλλάζει. Είναι καλύτερο να πληκτρολογείτε τα μηνύματα πλήρως και να μην χρησιμοποιείτε φωνητική ορθογραφία ή πολλές συντομευμένες λέξεις και μισές προτάσεις. Γνωρίζω ότι είναι κοινή πρακτική στα προγράμματα συνομιλίας η συντόμευση της διαδικασίας, αλλά το email είναι αρκετά διαφορετικό, και αυτές τις μέρες, γενικά αποδεκτό σχεδόν το ίδιο με μια γραπτή επιστολή. Ο λόγος για να μην πληκτρολογήσετε email στη φόρμα συντόμευσης είναι ότι μπορεί να γίνει συνήθεια και όχι κάτι που θα θέλατε να προωθήσετε σε υποψήφιους πελάτες, αφεντικά ή άλλους επιχειρηματικούς συνεργάτες. Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι ο «επαγγελματισμός» σας εμφανίζεται 24 ώρες την ημέρα μέσω email – ένα μικρό σημείο, αλλά σημαντικό.
Ένα άλλο πράγμα δημιουργήστε ένα μπλοκ υπογραφής και ενημερώστε τους ανθρώπους ποιοι είστε και τι κάνετε! Το έχω ορίσει ως αυτόματη λειτουργία κάθε φορά που στέλνω email ή απαντώ σε email και μερικές φορές ξεχνάω να τη διαγράφω όταν στέλνω email στους γονείς μου ή σε άλλα μέλη της οικογένειάς μου, αλλά αυτό δεν έχει σημασία. Αυτό που πρέπει να θυμάστε είναι ότι οποιοσδήποτε είναι δυνητικός επιχειρηματικός συνεργάτης και το να τους ενημερώσετε ποιοι είστε και τι κάνετε, βοηθά στην προώθηση της επιχείρησής σας ή του κλάδου σας. Είναι μια επαγγελματική κάρτα που εμφανίζεται συνεχώς.
Τρίτον, προσέξτε τη σωστή ορθογραφία των ονομάτων των λαών. Έχω χάσει τον αριθμό των φορών που οι άνθρωποι απάντησαν σε ένα email μου και έγραψαν το όνομά μου είτε ως Kathy είτε ως Cathy. Επιπλέον, είμαι βέβαιος ότι η ορθογραφία του δικού σας ονόματος είναι εξίσου σημαντική για εσάς και γίνεται γρήγορα αντιληπτή όταν κάποιος το γράφει λανθασμένα. Αυτά τα μικρά πράγματα κάνουν τη διαφορά μεταξύ ενός μέσου επιχειρηματία και αυτού που κάνει κάτι παραπάνω, κάθε μικρό πράγμα μετράει όταν πρόκειται για την προσέλκυση πελατών και συνεργατών και τη διατήρηση τους. Το να αφιερώνετε χρόνο για να νοιάζεστε για αυτά τα πράγματα και να φροντίζετε ακόμη και ένα όνομα πελάτη, οδηγεί σε μεγάλο βαθμό στην ανάπτυξη καλών επιχειρηματικών σχέσεων.