Είτε πουλάτε ένα προϊόν, μια υπηρεσία ή έναν συνδυασμό και των δύο, όσοι είναι επιτυχημένοι έχουν ένα κοινό χαρακτηριστικό… ένα αποτελεσματικό back-office.
Αλλά το κόστος ενός αποτελεσματικού γραφείου σημαίνει τη χρήση πολύπλοκων προγραμμάτων λογιστικής και εισαγωγής παραγγελιών που είναι δύσκολο να τα μάθεις και μπορεί να απαιτήσει από έναν ειδικό υπολογιστών να δικτυώσει πολλά μηχανήματα μαζί.
Οι εταιρείες λογισμικού δεν έχουν μείνει ακίνητες τα τελευταία δύο χρόνια. Έχουν ακούσει τους πελάτες τους να παραπονιούνται και πολλοί από αυτούς βγαίνουν τώρα με αυτό που συχνά αποκαλείται webware ή web-services.
Οι υπηρεσίες Ιστού έγιναν για πρώτη φορά δημοφιλείς από τους διαδικτυακούς χρηματιστές όπως η Ameritrade. Η ιδέα εξαπλώθηκε στις τραπεζικές υπηρεσίες, στη συνέχεια στις υπηρεσίες μισθοδοσίας όπως το PayCycle και τώρα στο πλήρες back-office, έτσι ώστε όλες οι κύριες εργασίες εισαγωγής παραγγελιών, τιμολόγησης, αναφοράς και οικονομικών λειτουργιών του γραφείου να μπορούν να γίνουν on-line με υπηρεσίες όπως το JAYA123 (http://www.jaya123.com) και την υπηρεσία Oracle Small Business.
Αντί να αγοράσετε ή να κατεβάσετε ένα μεγάλο και περίπλοκο πακέτο λογισμικού που δεν είναι μόνο δύσκολο να εγκατασταθεί αλλά και να το μάθετε, οι πωλητές προσφέρουν τώρα υπηρεσίες on-line στις οποίες απλώς εγγράφεστε και πληρώνετε μηνιαία, με τον ίδιο τρόπο που πληρώνετε τον ISP ή τον λογαριασμό του καλωδίου σας.
Ενώ προγράμματα όπως το QuickBooks και το Great Plains δεν θα εξαφανιστούν, πολλές μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις μεταβαίνουν στο webware.
Τα πλεονεκτήματα αυτών των υπηρεσιών είναι πολλά. Πρώτον, δεν υπάρχει τίποτα να αγοράσετε, ώστε να μην καταλήξετε να βάλετε ένα κομμάτι ρέστα. Δεύτερον, δεν υπάρχει τίποτα για εγκατάσταση επειδή έχετε πρόσβαση στο λογισμικό στον Ιστό χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα περιήγησής σας. Τρίτον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όποιον υπολογιστή θέλετε…. αρκεί να έχει πρόγραμμα περιήγησης. (Ορισμένες υπηρεσίες εκτελούνται ακόμη και σε μια συσκευή που μοιάζει με το Palm Pilot!) Τέταρτον, δεν υπάρχει τίποτα για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας ή συντριβή. Πέμπτον, δεν είστε συνδεδεμένοι με κανένα μηχάνημα… μπορείτε να διευθύνετε την επιχείρησή σας από οπουδήποτε στον κόσμο.
Η λέξη ασφάλεια εμφανίζεται συνεχώς. Αλλά οι περισσότεροι ειδικοί συμφωνούν ότι υπάρχει περισσότερη διαφημιστική εκστρατεία παρά γεγονός όταν πρόκειται για την ασφάλεια του Διαδικτύου. Ένας καλά συντηρημένος κλειδωμένος διακομιστής που εκτελεί λογισμικό σχεδιασμένο να είναι υπηρεσία web είναι εξίσου ασφαλής ή πιο ασφαλής με τον επιτραπέζιο υπολογιστή γραφείου, ο οποίος διακυβεύεται εύκολα από οποιονδήποτε υπάλληλο που έχει πρόσβαση σε αυτόν ή οποιονδήποτε μπορεί απλώς να τον βοηθήσει να απομακρυνθεί.
Και όσον αφορά το up-time, πόσο συχνά έχει κολλήσει η επιφάνεια εργασίας σας σε σύγκριση με το πόσο συχνά διακόπηκε η σύνδεσή σας στο Διαδίκτυο ή ο διακομιστής του ISP σας δεν ήταν διαθέσιμος; Για τις περισσότερες επιχειρήσεις, η απάντηση είναι προφανής.
Οι άνθρωποι κάνουν τις τραπεζικές τους συναλλαγές on-line εδώ και χρόνια. Το ίδιο με τη μισθοδοσία και τους φόρους. Δεν υπάρχουν γνωστές παραβιάσεις. Η back-office παραγγελία-καταχώριση, απογραφή κ.λπ., είναι απλώς μια λογική επέκταση αυτού που έχει συμβεί σε άλλους τομείς.
Θα πρέπει να αλλάξετε; Η απάντηση εξαρτάται από πολλούς παράγοντες. Εάν έχετε πολλές δεκάδες χιλιάδες πελάτες, θα είστε πιθανώς καλύτερα με ένα παραδοσιακό επιτραπέζιο σύστημα, πολλαπλών χρηστών, σύστημα δικτύου όπως το QuickBooks ή το Great Plains. Ωστόσο, οι μικρότερες επιχειρήσεις, ειδικά εκείνες με προϋπολογισμό, θα βρουν το back-office webware πολύ ελκυστικό.
Επίσης, εάν έχετε απομακρυσμένα γραφεία ή εάν έχετε προμηθευτές (όπως οίκους εκπλήρωσης) που μπορεί να χρειάζονται πρόσβαση στα δεδομένα σας, οι υπηρεσίες ιστού είναι ο καλύτερος τρόπος. Μπορείτε να αγοράσετε έναν λογαριασμό μόνο για ανάγνωση και να τον δώσετε σε εξωτερικούς προμηθευτές (ή υπαλλήλους) και μπορούν να τον χρησιμοποιήσουν (οπουδήποτε στον κόσμο) για να προβάλουν δεδομένα, αλλά να μην αλλάξουν τίποτα. Οι μεγάλες εταιρείες διαθέτουν εικονικά ιδιωτικά δίκτυα για να κάνουν όλα αυτά. Ο τομέας των μικρών επιχειρήσεων θα έχει πλέον το πλεονέκτημα εξοικονόμησης. Ο Ιστός είναι το δίκτυο!
Ένα από τα καλύτερα πράγματα σχετικά με το webware είναι ότι μπορείτε πραγματικά να δοκιμάσετε πριν αγοράσετε χωρίς να χρειάζεται να κατεβάσετε και να εγκαταστήσετε οτιδήποτε. Η επίδειξη που χρησιμοποιείτε στον ιστότοπο του προμηθευτή είναι το ίδιο σύστημα που θα χρησιμοποιήσετε πραγματικά όταν εγγραφείτε.
Πολλοί επιχειρηματίες δεν χρησιμοποιούν τα πιο πρόσφατα προϊόντα λογισμικού (ή δεν ενημερώνουν το λογισμικό που διαθέτουν) επειδή φοβούνται ότι θα δυσκολευτούν να το εγκαταστήσουν ή να μάθουν πώς να χρησιμοποιούν το νέο σύστημα.
Ένα από τα πλεονεκτήματα του webware είναι ότι όλοι knows πώς να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα περιήγησης. Το καλά σχεδιασμένο λογισμικό ιστού είναι διαισθητικό από τη φύση του… ακριβώς όπως το web. Δεν υπάρχει σχεδόν καμία καμπύλη μάθησης. Σε αντίθεση με το να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε ένα από τα πιο δημοφιλή συστήματα επιτραπέζιου υπολογιστή back-office.
Δεν υπάρχει καμία υποτίμηση για το τι μπορεί να κάνει μια καλολαδωμένη υποδομή γραφείου για την επιχείρησή σας. Το να μπορείτε να δέχεστε παραγγελίες, να δημιουργείτε τιμολόγια, να λογοδοτείτε για τα χρήματα, να παρακολουθείτε τους πελάτες, να πληρώνετε τους φόρους σας και να δημιουργείτε αναφορές για να σας δείξετε πώς τα πάτε είναι ανεκτίμητα περιουσιακά στοιχεία για οποιονδήποτε διευθύνει μια μικρή επιχείρηση.
Με το webware, γίνεται τελικά πιο εύκολο.