Έχετε αναρωτηθεί ποτέ γιατί μερικοί άνθρωποι μπορούν να κάνουν εκατομμύρια γράφοντας βιβλία και άλλοι (ίσως εσείς) δεν μπορείτε να ολοκληρώσετε ούτε μια απλή επαγγελματική επιστολή που αξίζει να διαβάσετε; Σίγουρα, το φυσικό ταλέντο πιθανότατα ευθύνεται για μέρος της συγγραφικής τους επιτυχίας. Αλλά πραγματικά οι συγγραφείς με τις μεγαλύτερες πωλήσεις πέτυχαν αυτό το επίπεδο επιτυχίας αφιερώνοντας σοβαρό χρόνο και προσπάθεια για να τελειοποιήσουν την τέχνη τους. Επιπλέον, τους αρέσει να γράφουν.
Ως πολυάσχολος επαγγελματίας, πιθανότατα ενδιαφέρεστε περισσότερο να ολοκληρώσετε αυτό το γράμμα παρά να φτάσετε στη λίστα με τις καλύτερες πωλήσεις. Και ενώ η δουλειά σας πιθανότατα απαιτεί κάποιο γράψιμο, όπως προτάσεις, αντίγραφο φυλλαδίου ή ακόμα και αλληλογραφία, πιθανότατα δεν έχετε χρόνο να εξασκηθείτε και να τελειοποιήσετε τις δεξιότητές σας στο γράψιμο. Αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι δεν μπορείτε να βελτιωθείτε.
Είτε σας αρέσει να γράφετε είτε όχι, μπορείτε να κάνετε τη γραφή σας πιο αποτελεσματική και καλύτερη χρησιμοποιώντας τις ακόλουθες πέντε εύκολες μεθόδους:
1. Κρατήστε το απλό
Για να κάνετε τις επιχειρηματικές σας προτάσεις, τις επιστολές πωλήσεων και τα διαφημιστικά αντίγραφα πιο φιλικά προς τον αναγνώστη, πρέπει να οργανώσετε τις ιδέες σας σε μια απλή, λογική μορφή. Αν και δεν χρειάζεται να σκιαγραφήσετε κάθε σημείο που θέλετε να κάνετε, θα πρέπει να αφιερώσετε λίγα λεπτά σημειώνοντας τις ιδέες σας και σχεδιάζοντας την πιο αποτελεσματική σειρά για να τις παρουσιάσετε. Σε κάποιους αρέσουν οι χάρτες μυαλού και άλλοι προτιμούν τις λίστες. Όποια μορφή ή έλλειψή της κι αν επιλέξετε για την προεγγραφή σας, βεβαιωθείτε ότι είναι αποτελεσματική και εύκολη στη χρήση.
Μόλις καταργήσετε τις ιδέες σας, μπορείτε να αρχίσετε να τις οργανώνετε. Θα θέλετε να ανοίξετε το κομμάτι σας τραβώντας την προσοχή των αναγνωστών σας. Απαντήστε στην ερώτησή τους, τι είναι αυτό; Εάν εισάγετε προοπτικές σε ένα νέο προϊόν, τότε ενημερώστε τους. Και αν αλλάζετε μια εταιρική πολιτική, προχωρήστε αμέσως στο θέμα. Εστιάστε στην οπτική των αναγνωστών σας και αποφύγετε τις μακρές αφηγηματικές αρχές, διαφορετικά κινδυνεύετε να χάσετε το ενδιαφέρον τους. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τη μέση ή το σώμα του κομματιού σας για να προσδιορίσετε τα κύρια σημεία σας. Ανάλογα με τον σκοπό του κομματιού σας, παραγγείλετε τους πόντους σας κατά προτεραιότητα ή χρονολογικά. Τέλος, τελειώστε το κομμάτι σας σε μια θετική νότα.
2. Σταματήστε να σκέφτεστε τόσο πολύ
Το να αφιερώνετε χρόνο και να σχεδιάζετε κάθε λέξη δεν θα βελτιώσει πραγματικά τη γραφή σας. Στην πραγματικότητα, η επιτάχυνση του ρυθμού σας έχει μια σειρά από οφέλη, ειδικά στο πρώτο ντραφτ. Πρώτον, η γρήγορη γραφή αποτυπώνει τη φυσική φωνή και την προσωπικότητά σας σε κάθε πρόταση. Αυτό σημαίνει ότι τα λόγια σας θα ακούγονται σαν εσάς, κάτι που είναι σημαντικό για να κάνετε τα μηνύματά σας αποτελεσματικά. Η επιτάχυνσή του θα βοηθήσει επίσης να μετριάσει τους φόβους σας για λάθη. Εάν μαντεύετε συνεχώς τις δομές των προτάσεών σας, τις επιλογές λέξεων και τη γραμματική, δεν θα ολοκληρώσετε ποτέ την πρώτη σας παράγραφο. Και για αυτό είναι ούτως ή άλλως η επεξεργασία και η αναθεώρηση.
Αυτό είναι σωστό. Συνηθίστε την ιδέα ενός πρώτου σχεδίου. Κάθε συγγραφέας γνωρίζει τη σημασία του να ανατρέχει στη δουλειά του για να εξαλείψει τα λάθη και να αναθεωρήσει τα λόγια του. Και με τη συγγραφή επιχειρήσεων, κινδυνεύετε να χάσετε την αξιοπιστία και τον επαγγελματισμό εάν κάνετε λάθη. Ουσιαστικά, αν θέλετε οι αναγνώστες σας να κατανοήσουν το μήνυμα που βάλατε στο χαρτί, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να το καταλάβετε μόνοι σας. Ακόμη και οι καλύτεροι, πιο έμπειροι συγγραφείς γνωρίζουν ότι η φάση του μοντάζ είναι κρίσιμη για τη δημιουργία αξιοπρεπούς δουλειάς.
3. Γράψε λιγότερο
Πριν πιάσει τον ενθουσιασμό σας, γράφετε λιγότερα, δεν σημαίνει ότι γράφετε λιγότερο συχνά. Σε αυτή την περίπτωση, σημαίνει γράψτε λιγότερες λέξεις. Ο Σαίξπηρ είπε κάποτε, η συντομία είναι η ψυχή του πνεύματος. Και αν δεν ήξερε για τι πράγμα μιλούσε, τότε δεν θα είχατε διαβάσει τη δουλειά του στο μάθημα των αγγλικών γυμνασίου. Τι ακριβώς εννοούσε λοιπόν; Απλός; Στερεώστε τη γλώσσα σας και αφήστε έξω κάθε λέξη που δεν προσθέτει νόημα στο μήνυμά σας.
Εάν θέλετε το μήνυμά σας να βγει στο χαρτί με τον ίδιο τρόπο που ακούγεται στο μυαλό σας, τότε πρέπει να εξαλείψετε όλες τις άβολες, λεκτικές φράσεις που δεν κάνουν το μήνυμά σας περισσότερο νόημα. Για παράδειγμα, αντικαταστήστε λόγω του γεγονότος ότι με επειδή. Και αντικαταστήστε ένα απλό αν για λογικό σε περίπτωση που. Αυτές οι απλές αλλαγές θα κάνουν το μήνυμά σας σαφές, λιγότερο περιεκτικό και πιο επαγγελματικό.
4. Μην κρατάτε πίσω
Αν γράφεις μερικάething, ό,τι κι αν είναι, προφανώς έχεις λόγο να το κάνεις. Ίσως θέλετε να ενημερώσετε τους υπαλλήλους σας για μια νέα πολιτική ή ίσως θέλετε να μοιραστείτε τα οφέλη του τελευταίου προϊόντος σας με υποψήφιους πελάτες. Ανεξάρτητα από τον λόγο, πρέπει να το ξεκαθαρίσετε στους αναγνώστες σας. Διαφορετικά, δεν θα διαβάζουν την πρώτη σας πρόταση.
Να είστε άμεσοι, να χρησιμοποιείτε δυνατά ρήματα και να κάνετε ισχυρά σημεία. Εάν προσπαθείτε να πουλήσετε τις υπηρεσίες σας, πείτε στους αναγνώστες σας πώς διαφέρετε από τον ανταγωνισμό. Ή αν χρειάζεστε υποστήριξη για ένα επερχόμενο έργο, πείτε στους αναγνώστες σας πώς μπορούν να βοηθήσουν. Μην τους κάνετε να καταλάβουν τι θέλετε. Πείτε στους αναγνώστες σας γιατί πρέπει να διαβάσουν το κομμάτι σας, τι περιλαμβάνει για αυτούς και τι ενέργειες θέλετε να κάνουν.
5. Κάντε ένα διάλειμμα
Ανάλογα με το έργο σας και την τάση σας να χρονοτριβείτε, προσπαθήστε να κάνετε ένα διάλειμμα από κάθε κομμάτι που γράφετε. Για παράδειγμα, δοκιμάστε να γράψετε το πρόχειρο πρόχειρό σας το πρωί και μετά να το ξαναδιαβάσετε και να το αναθεωρήσετε μετά το μεσημεριανό γεύμα. Για μικρότερα κομμάτια, η καλύτερη στιγμή για να κάνετε ένα διάλειμμα είναι αφού ολοκληρωθεί το πρώτο σας σχέδιο. Όταν γράφετε μεγαλύτερα κομμάτια, όπως βιβλία ή επαγγελματικά σχέδια, σπάστε αφού ολοκληρώσετε μια ενότητα ή κεφάλαιο. Σίγουρα δεν θέλετε να σταματήσετε τη μέση πρόταση, ή ακόμα και τη μέση της παραγράφου, επειδή μπορεί να ξεχάσετε πού πήγατε.
Η λήψη κάποιου χρόνου από κάθε έργο θα σας επιτρέψει να επιστρέψετε σε αυτό με νέα προοπτική και αυξημένη αντικειμενικότητα. Θα δείτε πιο εύκολα τα δικά σας λάθη, κενά στις πληροφορίες σας και οργανωτικές προκλήσεις όταν αφιερώσετε λίγο χρόνο. Ακόμα κι αν έχετε προθεσμία και μπορείτε να αφιερώσετε μόνο δέκα λεπτά, πηγαίνετε μια βόλτα ή κάντε κάτι άλλο. Το γράψιμό σας θα είναι καλύτερο για αυτό.
Καλύτερη Γραφή στο Μέλλον
Ακόμα κι αν σας αρέσει να γράφετε, δεν μπορείτε να αρνηθείτε ότι χρειάζεται δουλειά. Αλλά μπορείτε να κάνετε σημαντικές βελτιώσεις στη γραπτή σας εργασία χωρίς σοβαρή προσπάθεια. Ξεκινήστε οργανώνοντας το μήνυμά σας σε μια απλή, λογική μορφή. Στη συνέχεια, σταματήστε να αγχώνεστε σε κάθε λέξη και γράψτε ελεύθερα και γρήγορα στο πρώτο σας σχέδιο. Εξαλείψτε τις πολυσύχναστες φράσεις για να διατηρήσετε το μήνυμά σας συνοπτικό και πείτε στους αναγνώστες σας τι ακριβώς θέλετε να κερδίσουν από κάθε κομμάτι που γράφετε. Τέλος, κάντε ένα διάλειμμα από τη δουλειά σας, ώστε να επιστρέψετε σε αυτήν με μια νέα, αντικειμενική προοπτική.
Η βελτίωση της γραφής της επιχείρησής σας δεν χρειάζεται να είναι δύσκολη. Όταν χρησιμοποιείτε αυτές τις πέντε εύκολες μεθόδους για καλύτερη γραφή, η εργασία σας θα είναι πιο αποτελεσματική και θα δείτε μεγάλα αποτελέσματα από τη λίγη προσπάθεια.
