Μέρος Πρώτο της σειράς Δημιουργία καλά καθορισμένων διεργασιών
Τι θα γινόταν αν οι πωλήσεις σας αυξήθηκαν από 100.000 $ σε 110.000 $ την ημέρα και το κέρδος σας αυξήθηκε από 10.000 $ σε 11.000 $, θα βελτιωθείτε κατά 10%; Η απάντηση μπορεί να σας σοκάρει…
Γιατί η απάντηση είναι όχι. Δεν σημειώθηκε βελτίωση. Στην πραγματικότητα, η διαδικασία σας επιδεινώθηκε. Σίγουρα, τα έσοδα αυξήθηκαν, αλλά είναι πραγματικά μια βελτίωση; Ας ρίξουμε μια ματιά στο πρόβλημα σε αυτόν τον πίνακα.
Ας εξετάσουμε το σενάριο πριν και μετά. Ας πούμε, στην προηγούμενη εικόνα, έχετε πωλήσεις 100.000 $, σταθερό κόστος 20.000 $ και μεταβλητό κόστος 70.000 $. Τα συνολικά έξοδα ανέρχονται σε 90.000 $, δίνοντάς σας ένα μικτό κέρδος 10.000 $. Στη μετά την εικόνα, οι πωλήσεις αυξάνονται στα 110.000 $, ενώ το μεταβλητό κόστος αυξάνεται στα 77.000 $ επιπλέον των 2.000 $ σε Επιπλέον Έξοδα που σας δίνουν συνολικά έξοδα 99.000 $ και μικτό κέρδος 11.000 $. Στην επόμενη εικόνα, θυμηθείτε, ωστόσο, τα σταθερά έξοδα είναι σταθερά και δεν αλλάζουν με τα πρόσθετα έσοδα. Άρα θα πρέπει να έχετε περισσότερο από 10% (11,8% για την ακρίβεια) κέρδος από την ανάπτυξη 10%.
Τα επιπλέον έξοδα αποτρέπουν τη βελτίωση της διαδικασίας
Εδώ έχουμε το σενάριο πριν και μετά. Μπορείτε να δείτε ότι το πάγιο κόστος είναι σταθερό και δεν αλλάζει με πρόσθετα έσοδα. Άρα θα πρέπει να έχετε περισσότερο από 10% (11,8% για την ακρίβεια) κέρδος από την ανάπτυξη 10%.
Και παρατηρήστε ότι για να διατηρήσουμε ένα κέρδος 10% πρέπει να ξοδέψουμε 2.000 $ σε Επιπλέον Έξοδα. Αυτά τα πρόσθετα έξοδα αντιπροσωπεύουν την αναποτελεσματικότητα της διαδικασίας σας. Αυτά τα έξοδα μπορεί να είναι εκπτώσεις πωλήσεων, ταξίδια, υπερωρίες ή κάτι άλλο. Τα ονόματα δεν έχουν μεγάλη σημασία. Αυτό που έχει σημασία είναι ότι δεν βελτιωνόμαστε.
Η εξέλιξη της διαδικασίας επιτρέπει τη βελτίωση
Η βελτίωση προκύπτει από την εξέλιξη της διαδικασίας, όχι από την αύξηση της κλίμακας. Ποια είναι η διαφορά; Η κλίμακα αυξάνεται όταν προσλαμβάνουμε άλλο άτομο, αυξάνουμε τα έξοδα ή αγοράζουμε περισσότερα περιουσιακά στοιχεία προκειμένου να αποκτήσουμε ή να εξυπηρετήσουμε περισσότερες επιχειρήσεις. Η εξέλιξη της διαδικασίας συμβαίνει όταν αλλάζουμε τη διαδικασία και ως αποτέλεσμα μπορούμε να απελευθερώσουμε την κρυφή χωρητικότητα και να εξυπηρετήσουμε περισσότερες επιχειρήσεις χωρίς να προσθέσουμε κανένα κόστος – και αυτό είναι μια μορφή αποτελεσματικότητας. Μπορείτε να μετρήσετε την απόδοση με τον τύπο:
Αποδοτικότητα = Εκροή / Κόστος
Αλλά η εξέλιξη της διαδικασίας δεν έχει να κάνει απλώς με την αλλαγή του κόστους. Πρόκειται για την αλλαγή του χρόνου, την αύξηση της ταχύτητας της διαδικασίας και τη λήψη περισσότερων αποτελεσμάτων από το κόστος που ήδη έχετε. Η μείωση του κόστους, από μόνη της, δεν εξελίσσει μια διαδικασία. Στην πραγματικότητα, η μείωση του κόστους, χωρίς την κατάλληλη κατανόηση του τρόπου με τον οποίο αυτά τα κόστη σχετίζονται με τη διαδικασία, μπορεί στην πραγματικότητα να μειώσει την εξέλιξη της διαδικασίας (αποκέντρωση). Ας αναθεωρήσουμε ένα παράδειγμα
Μελέτη περίπτωσης εκπαίδευσης για μείωση κόστους και διαδικασίες
Μια εταιρεία μειώνει το κόστος αλλάζοντας προμηθευτές και χρησιμοποιώντας φθηνότερα υλικά για τη διαδικασία κατασκευής της. Τώρα το τμήμα αγορών είναι χαρούμενο που εξοικονομούν χρήματα. Το τελικό αποτέλεσμα αρχίζει να φαίνεται καλύτερο καθώς τα κέρδη αρχικά αυξάνονται. Και έτσι αυτό βελτίωσε τη διαδικασία, σωστά; Λοιπόν…
Στη συνέχεια, όμως, τα παράπονα αρχίζουν να έρχονται από το γήπεδο. Τα προϊόντα διασπώνται πιο γρήγορα. Το κόστος τεχνικής υποστήριξης αυξάνεται και οι πελάτες αρχίζουν να μειώνουν τις παραγγελίες τους. Όχι μόνο εξατμίζονται τα κέρδη, αλλά και η καλή θέληση των πελατών. Για να αντισταθμιστεί αυτό, η πρώτη σας αντίδραση μπορεί να είναι να επιστρέψετε στον παλιό προμηθευτή. Αυτό είναι πολύ πιο εύκολο και διορθώνει το άμεσο πρόβλημα, αλλά δεν θα ανακτήσει τις χαμένες πωλήσεις, τους πελάτες και τη ζημιά στη φήμη της εταιρείας.
Αλλά, και πάλι, πρέπει να εστιάσετε στο πιο σημαντικό θέμα. Υπάρχει ένα όριο στο ποσό του κόστους που μπορεί κανείς να μειώσει σε οποιαδήποτε διαδικασία μηδέν. Δεν μπορείτε να μειώσετε το κόστος κάτω από το μηδέν. Από την άλλη πλευρά, δεν υπάρχει όριο στις δυνατότητες διαδικασίας που μπορούμε να επιτύχουμε. Η εξέλιξη της διαδικασίας αφορά τον αριθμητή (την έξοδο), όχι τον παρονομαστή (το κόστος) στην παραπάνω εξίσωση απόδοσης.
Αλλαγή στην Εξέλιξη Διαδικασίας = Νέα Έξοδος / Παλιά Έξοδος
(Υποθέτοντας ότι το κόστος παραμένει σταθερό)
Εστιάζοντας στην εξέλιξη της διαδικασίας αντί στο κόστος, μπορούμε να συνεχίσουμε να αυξάνουμε την παραγωγή μας για πάντα. Απλώς πρέπει να βεβαιωθούμε ότι η παραγωγή αυξάνεται γρήγοραμεγαλύτερο από το κόστος. Τότε αυτό που έχουμε είναι η σταδιακή βελτίωση. Αλλά ποια διαδικασία μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να επιτευχθεί αυτό;
Εκπαίδευση Διαδικασιών
Έχει να κάνει με τη συλλογή σχολίων για να ορίσετε τις σωστές προτεραιότητες για τη διαδικασία αλλαγής. Χρειάζεστε σχόλια για να οδηγήσετε τη διαδικασία αλλαγής. Όσο περισσότερα σχόλια λαμβάνετε τόσο καλύτερα θα μπορείτε να εξελίξετε τη διαδικασία σας. Ας ρίξουμε λοιπόν μια ματιά στο τι πρέπει να περιλαμβάνει η διαδικασία αλλαγής σας.

Εγγραφές σχολίων με σημειώσεις ελλείψεων
Ανάλυση Τάσεων
Διαδικασία Διορθωτικής Δράσης και Κριτήρια Δράσης
Διαδικασία Ελέγχου
Διαδικασία αναθεώρησης της διοίκησης

Και στη συνέχεια κάντε τις ακόλουθες ερωτήσεις σχετικά με τη διαδικασία αλλαγής:

Δημιουργούνται αρχεία ανάδρασης διαδικασίας;
Έχουν αναλυθεί τα αρχεία ανατροφοδότησης για ελλείψεις της διαδικασίας;
Αναλύονται οι ελλείψεις ως προς τη στατιστική τους σημασία;
Γράφονται οι ελλείψεις στατιστικής σημασίας για διορθωτικές ενέργειες;
Εφαρμόζονται διορθωτικές/προληπτικές ενέργειες;
Υπάρχει αντικειμενική αναθεώρηση όλων των διαδικασιών για να διασφαλιστεί ότι η διαδικασία αλλαγής λειτουργεί;
Εξετάζει η διοίκηση όλα τα ευρήματα για να διασφαλίσει ότι η διαδικασία αλλαγής λειτουργεί — και ότι οι διαδικασίες εξελίσσονται για να ανταποκρίνονται ή να υπερβαίνουν τις απαιτήσεις του οργανισμού;

Την επόμενη εβδομάδα: Business Modeling
Έχοντας αυτές τις σκέψεις στο μυαλό, μπορείτε να δείτε πόσο σημαντικό είναι να ορίσετε πρώτα τη συνεχή βελτίωση και να σημειώσετε πώς μπορεί πραγματικά να επηρεάσει την επιχείρησή σας. Αλλά δεν μπορείτε να συγκεντρώσετε σχόλια από όλες τις διαδικασίες ταυτόχρονα. Εάν το κάνατε, αυτό θα προκαλούσε υπερφόρτωση της διαδικασίας. Λοιπόν από πού ξεκινάτε;
Την επόμενη φορά θα σας δείξουμε πώς όταν συζητάμε για το επιχειρηματικό μοντέλο. Το επιχειρηματικό μοντέλο δίνει προτεραιότητα στις βασικές διαδικασίες που πρέπει να βελτιώσετε. Σας λέει ποιες διαδικασίες είναι πιο σημαντικές όχι μόνο για την επίτευξη των στόχων της εταιρείας σας – αλλά και για να επιβιώσετε ως κερδοφόρα επιχείρηση.
Έχετε άδεια να δημοσιεύσετε αυτό το άρθρο δωρεάν, αρκεί το πλαίσιο πόρων να περιλαμβάνεται στο άρθρο. Εάν εκτελέσετε το άρθρο μου, μια ευγενική απάντηση στο sean@bizmanualz.com θα εκτιμούσαμε ιδιαίτερα. Αυτό το άρθρο αποτελείται από 895 λέξεις, συμπεριλαμβανομένου του πλαισίου πόρων. Ευχαριστώ για το ενδιαφέρον σας.