Τα περισσότερα αφεντικά ξοδεύουν πάρα πολύ χρόνο στις συναντήσεις. Αυτό συμβαίνει επειδή τα στελέχη ανταποκρίνονται στα προβλήματα καλώντας συναντήσεις για να τα διορθώσουν. Και όταν οι συναντήσεις αποτυγχάνουν να παράγουν αποτελέσματα, καλούν περισσότερες συναντήσεις. Σε ορισμένες εταιρείες, οι άνθρωποι έχουν καλέσει ακόμη και συναντήσεις για να καταλάβουν γιατί οι συναντήσεις τους δεν λειτούργησαν.
Αντί να παρακολουθείτε το αφεντικό σας να τρέχει σε ένα ατελείωτο πρόγραμμα συναντήσεων, δείτε εδώ πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να προστατέψετε τον πολύτιμο χρόνο του.
1) Όταν κάποιος τηλεφωνήσει για να προγραμματίσει μια συνάντηση για το αφεντικό σας, ζητήστε την ημερήσια διάταξη. Εάν δεν υπάρχει ατζέντα, ελέγξτε αν το αφεντικό σας θέλει να παρευρεθεί. Η έλλειψη ατζέντας είναι η νούμερο ένα αιτία κακών συναντήσεων. Στην ιδανική περίπτωση, το αφεντικό σας θα επέμενε να έχει μια ατζέντα γιατί ο χρόνος είναι χρήμα. Για παράδειγμα, αμφιβάλλω αν το αφεντικό σου υπογράφει λευκές επιταγές.
Εάν ο καλών απαντήσει ότι το αφεντικό σας θα λάβει μια ημερήσια διάταξη στη σύσκεψη, δηλώστε ότι το αφεντικό σας θέλει να δει την ατζέντα τουλάχιστον μία ημέρα πριν από τη συνάντηση. Αυτό δίνει στο αφεντικό σας χρόνο να προετοιμαστεί και αποφεύγει να βρεθεί σε ενέδρα από εκπλήξεις.
2) Ρωτήστε Ποιοι είναι οι στόχοι αυτής της συνάντησης; ή Τι αποτελέσματα θέλετε να έχετε μέχρι το τέλος της συνάντησης; Μια συνάντηση χωρίς στόχους θα στερείται κατεύθυνσης, η οποία μπορεί να είναι τόσο θανατηφόρα όσο καμία ατζέντα.
3) Ρωτήστε Ποιος είναι ο ρόλος του προϊσταμένου μου στη συνάντηση; ή Γιατί θέλετε να παρευρεθεί το αφεντικό μου; Πολλοί κατώτεροι υπάλληλοι προσκαλούν στελέχη στις συναντήσεις τους επειδή τους κάνει να φαίνονται σημαντικοί. Το χρησιμοποιούν επίσης ως ευκαιρία για να αναθέσουν τη δουλειά τους προς τα πάνω, να επιδεικνύονται και να ζητούν από το αφεντικό τους να πάρει αποφάσεις. Αόριστες απαντήσεις (όπως, Ωχ, θέλουμε απλώς να ακούσουμε τι έχει να πει το αφεντικό σας) υποδηλώνουν τεμπέλικο προγραμματισμό.
Εάν το αφεντικό σας προσκληθεί να μάθει τι κάνουν όλοι, ελέγξτε αν το αφεντικό σας θα προτιμούσε να λάβει αντίγραφο των πρακτικών. Απαιτείται πολύ λιγότερος χρόνος για να διαβάσετε τα πρακτικά από το να παρακολουθήσετε μια συνάντηση.
Εάν το αφεντικό σας έχει σημαντικό ρόλο σε ένα μικρό μέρος μιας συνάντησης, ρωτήστε εάν το αφεντικό σας μπορεί να παρευρεθεί μόνο σε αυτό το μέρος της συνάντησης. Προτείνετε να προγραμματίσουν τη συμμετοχή του αφεντικού σας στην αρχή, ώστε το αφεντικό σας να είναι στην ώρα του για αυτό το μέρος και στη συνέχεια να φύγει αφού συνεισφέρει.
4) Ρωτήστε Πώς πρέπει να προετοιμαστεί το αφεντικό μου για τη συνάντηση; Αυτό βοηθά το αφεντικό σας να τα πάει καλά και αποφεύγει να εκπλαγεί. Εάν η προετοιμασία απαιτεί εκτεταμένη δουλειά, ελέγξτε με το αφεντικό σας εάν το πρόγραμμα έχει νόημα. Επίσης, ελέγξτε αν θα προετοιμαστούν και άλλοι. Οι απροετοίμαστοι συμμετέχοντες χάνουν πάντα χρόνο. Εάν είναι απαραίτητο, αναθεωρήστε το αντικείμενο της συνάντησης ή προγραμματίστε τη για μεταγενέστερη ημερομηνία, ώστε να επιτραπεί η επαρκής προετοιμασία.
5) Ρωτήστε Τι πρέπει να φέρει το αφεντικό μου; Θέλετε να βεβαιωθείτε ότι το αφεντικό σας έχει ό,τι χρειάζεται για αποτελεσματική συμμετοχή. Θέλετε επίσης να μάθετε τι χρειάζεται γιατί ίσως χρειαστεί να βοηθήσετε να το αποκτήσετε. Εάν οι πόροι δεν είναι διαθέσιμοι, προτείνετε εναλλακτικές.
6) Ρωτήστε ποιος άλλος θα είναι εκεί. Αυτό θα βοηθήσει το αφεντικό σας να προβλέψει τι μπορεί να συμβεί. Και σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να σας φανεί χρήσιμο να καλέσετε μερικούς από τους άλλους συμμετέχοντες για να ερευνήσουν τις προσδοκίες, τις ανησυχίες και την υποστήριξή τους για τα θέματα της ημερήσιας διάταξης.
7) Τέλος, βεβαιωθείτε ότι έχετε συλλέξει λεπτομέρειες όπως η ώρα έναρξης, η διάρκεια και η τοποθεσία. Λάβετε χάρτη και οδηγίες όταν χρειάζεται.
Ως διοικητικός βοηθός εργάζεστε ως σημαντικός συνεργάτης με το αφεντικό σας. Επομένως, μπορεί να θέλετε να μοιραστείτε αυτό το άρθρο και να το χρησιμοποιήσετε ως βάση για το πώς μπορείτε να εργαστείτε μαζί, φροντίζοντας το αφεντικό σας να παρακολουθεί τις σωστές συναντήσεις για τους σωστούς λόγους με τη σωστή προετοιμασία.
