Η αγορά ενός νέου τηλεφωνικού συστήματος επιχείρησης είναι μια από τις πιο σημαντικές αγορές που θα κάνει ποτέ μια επιχείρηση. Η επιλογή ενός τηλεφωνικού συστήματος μπορεί είτε να φέρει μια επιχείρηση πιο κοντά στους πελάτες και τους πελάτες της είτε να προκαλέσει σύγχυση και χάος σε όλους όσους το χρησιμοποιούν ή αλληλεπιδρούν μαζί του.
Επομένως, είναι σημαντικό να επιλέξετε το σωστό τηλεφωνικό σύστημα για τις ανάγκες της επιχείρησής σας. Το τηλέφωνο είναι πολύ συχνά ο ταχύτερος και ευκολότερος τρόπος προσέγγισης πελατών και πελατών. Θα πρέπει επίσης να είναι ο πιο γρήγορος και ευκολότερος τρόπος για να σας φτάσουν. Θα πρέπει να είναι αρκετά ευέλικτο ώστε να μπορεί να καλύπτει όλες τις ανάγκες της εταιρείας σας και να χειρίζεται κατάλληλα όλες τις κλήσεις. Το τελευταίο πράγμα που θέλει κάθε επιχείρηση είναι οι σημαντικοί επαγγελματικοί καλούντες και πελάτες της να δρομολογούνται λανθασμένα, να αποσυνδεθούν ή να έρθουν αντιμέτωποι με μια μακρά λίστα μπερδεμένων αυτοματοποιημένων επιλογών.
Υπάρχουν πολλοί παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά την επιλογή ενός νέου επιχειρηματικού τηλεφωνικού συστήματος. Παρακάτω είναι μερικά από τα κύρια:
1. Χρειάζεστε αρκετή ικανότητα για να εκπληρώσετε τις τρέχουσες επιχειρηματικές σας ανάγκες.
2. Αξιολογήστε την πιθανή μελλοντική σας ανάπτυξη και επιλέξτε ένα συμβατό τηλεφωνικό σύστημα αναλόγως.
3. Εξασφαλίστε συμβατότητα με οποιονδήποτε εξοπλισμό έχετε ήδη (ακουστικά, ακουστικά, εξοπλισμός συνδιάσκεψης, καλωδίωση κ.λπ.).
4. Ποιες δυνατότητες χρειάζεται να ενσωματώσει το τηλεφωνικό σύστημα της επιχείρησής σας;
Η εκπλήρωση όλων των παραπάνω παραγόντων και οποιουδήποτε άλλου μπορείτε να σκεφτείτε μπορεί να είναι μια δαπανηρή πρόκληση για κάθε επιχείρηση. Ο στόχος αυτού του οδηγού είναι να σας βοηθήσει να κατανοήσετε ποιες αποφάσεις πρέπει να λάβετε για να επιλέξετε το σωστό τηλεφωνικό σύστημα για την επιχείρησή σας.
Τύποι τηλεφωνικών συστημάτων επιχειρήσεων
Υπάρχουν τρεις κύριοι τύποι τηλεφωνικών συστημάτων διαθέσιμα: KSU-Less τηλέφωνα, Key Systems και Private Branch Exchange (PBX) συστήματα. Το είδος του τηλεφωνικού συστήματος που θα επιλέξετε θα εξαρτηθεί από τον αριθμό των επεκτάσεων που χρειάζεστε και τις δυνατότητες που πρέπει να έχει εγκαταστήσει το τηλεφωνικό σας σύστημα.
Συστήματα KSU-Less
Τα συστήματα KSU-Less είναι συνήθως πιο κατάλληλα για εταιρείες που έχουν συνήθως λιγότερους από δέκα υπαλλήλους ή απαιτούν λιγότερους από δέκα επεκτάσεις. Αυτό δεν σημαίνει ότι όλες οι εταιρείες που απαιτούν λιγότερες από δέκα επεκτάσεις τηλεφώνου μπορούν να αρκεστούν σε ένα σύστημα KSU-Less. Μπορεί να χρειάζεστε περισσότερες δυνατότητες που είναι διαθέσιμες μόνο μέσω τηλεφωνικού συστήματος PBX ή Key.
Τα τηλέφωνα KSU-Less που απαιτούν πολύ χαμηλότερη αρχική επένδυση από τους άλλους τύπους τηλεφωνικών συστημάτων για επιχειρήσεις, είναι ειδικά σχεδιασμένα για να περιλαμβάνουν πολλές από τις λειτουργίες που συνήθως διατίθενται μόνο μέσω της εφαρμογής ενός πλήρους τηλεφωνικού συστήματος μικρών επιχειρήσεων.
Τα συστήματα KSU-Less μπορούν εύκολα να αποσυνδεθούν και να μετακινηθούν, επειδή δεν είναι μόνιμα συνδεδεμένα με καλώδιο στο γραφείο σας. Αυτή η φορητότητα σάς επιτρέπει να μεταχειρίζεστε ένα τηλεφωνικό σύστημα KSU-Less, όπως περίπου κάθε επαγγελματικό μηχάνημα, αντί για μια χαμένη μόνιμη επένδυση.
Θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι οποιοδήποτε σύστημα KSU-Less που θα επιλέξετε είναι συμβατό όχι μόνο με τον τύπο καλωδίωσης που έχετε στο γραφείο σας, αλλά και με οποιαδήποτε αξεσουάρ που μπορεί να έχετε ήδη, όπως: ακουστικά, τηλεφωνητές και φαξ και μόντεμ. Επειδή τα τηλεφωνικά συστήματα KSU-Less είναι σχετικά φθηνά, συνήθως δεν πωλούνται, εγκαθίστανται ή συντηρούνται από προμηθευτές τηλεπικοινωνιών.
Όλα αυτά σημαίνουν ότι πρέπει να βγείτε εκεί έξω και να κάνετε όχι μόνο τα ψώνια μόνοι σας αλλά και την εγκατάσταση και την υποστήριξη. Αυτό είναι ένα από τα δύο σημαντικά μειονεκτήματα των συστημάτων KSU-Less. Το τελευταίο πράγμα που χρειάζεται κάθε επιχείρηση είναι να ασχοληθεί με την αξιοπιστία και τη συντήρηση του τηλεφωνικού της συστήματος. Ένα άλλο μειονέκτημα των συστημάτων KSU-Less είναι ότι είναι πιο επιρρεπή σε κάτι που είναι γνωστό ως crosstalk. Αυτό είναι όπου χωριστές συνομιλίες μπορεί να συνδυάζονται μεταξύ τους. Με το PBX, τα βασικά συστήματα και τα υβριδικά συστήματα να πέφτουν σε τιμές, μερικές φορές είναι πιο λογικό να επενδύουμε σε ένα πλήρες τηλεφωνικό σύστημα επιχείρησης, αντί να γίνουμε επιρρεπείς στους κινδύνους ενός συστήματος KSU-Less.
Συστήματα ανταλλαγής ιδιωτικών υποκαταστημάτων (PBX).
Εάν η επιχείρησή σας απαιτεί συνήθως περισσότερες από σαράντα επεκτάσεις ή οι ανάγκες σας υπαγορεύουν, χρειάζεστε προηγμένες λειτουργίες από το pho της επιχείρησής σαςne σύστημα, τότε τα συστήματα PBX είναι συχνά η λύση. Τα συστήματα PBX ήταν εξαιρετικά ακριβά και προσιτά μόνο από τεράστιες εταιρείες με εκατοντάδες επεκτάσεις. Αν και αυτό εξακολουθεί να ισχύει για μεγαλύτερες εγκαταστάσεις, η ανάπτυξη της απαιτούμενης τεχνολογίας έχει προχωρήσει στο σημείο όπου ένα ισχυρό, πλήρως λειτουργικό τηλεφωνικό σύστημα γραφείου PBX για μια μικρή επιχείρηση μπορεί να χωρέσει στην κορυφή ενός γραφείου.
Σχεδόν όλα αυτά τα συμπαγή τηλεφωνικά συστήματα PBX διαθέτουν όλα τα χαρακτηριστικά που μπορεί να θέλετε ως στάνταρ. Πληρώνετε ένα ασφάλιστρο για τον προγραμματισμό και την ευελιξία που προσφέρει ένα PBX, αλλά στις περισσότερες περιπτώσεις η διαφορά τιμής δεν είναι τόσο μεγάλη όσο φαντάζεστε ανάμεσα σε ένα λιγότερο ευέλικτο τηλεφωνικό σύστημα.
Key Systems
Τα βασικά τηλεφωνικά συστήματα είναι πιο τυπικά σε επιχειρήσεις που απαιτούν πέντε έως σαράντα επεκτάσεις. Αυτός ο τύπος τηλεφωνικού συστήματος χρησιμοποιεί μια κεντρική μονάδα ελέγχου που ονομάζεται Key System Unit (KSU) για να παρέχει λειτουργίες και λειτουργίες που δεν είναι διαθέσιμες σε συνηθισμένα τηλέφωνα. Ένα παράδειγμα αυτού είναι: τα βασικά συστήματα που χρησιμοποιούν ένα KSU επιτρέπουν σε μια επέκταση να καλεί μια άλλη εσωτερική επέκταση και εμποδίζουν οποιονδήποτε άλλο χρήστη να πάρει μια γραμμή που είναι ήδη σε χρήση. Τα βασικά συστήματα διατίθενται συνήθως ως στάνταρ με τα περισσότερα χαρακτηριστικά που θα περίμενε κάθε επιχείρηση, αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις είναι συχνά λιγότερο ευέλικτα από ένα τηλεφωνικό σύστημα PBX.
PBX & Key Systems (υβριδικά)
Αν και τα συστήματα Key και PBX έχουν κάποια διαφορετικά τεχνικά χαρακτηριστικά, αυτές οι διαφορές έχουν γίνει κάπως ασαφείς τα τελευταία δύο χρόνια. Πολλά συστήματα Key προσφέρουν πλέον λειτουργίες που κάποτε ήταν διαθέσιμες μόνο σε όσους επέλεγαν να εγκαταστήσουν ένα πλήρες τηλεφωνικό σύστημα PBX. Ορισμένα συστήματα λειτουργούν επίσης εσωτερικά είτε ως PBX είτε ως σύστημα κλειδιού ανάλογα με το εγκατεστημένο λογισμικό. Μερικές φορές αυτά τα συστήματα αναφέρονται συχνά ως υβριδικά τηλεφωνικά συστήματα.
Εγκατάσταση & συντήρηση τηλεφωνικών συστημάτων PBX και Key
Τα τηλεφωνικά συστήματα PBX και Key απαιτούν εγκατάσταση από πλήρως εκπαιδευμένους και καταρτισμένους μηχανικούς τηλεπικοινωνιών. Όλες οι εξωτερικές και εσωτερικές γραμμές πρέπει να συνδέονται με το ερμάριο PBX ή KSU. Η εγκατάσταση και η συντήρηση ενός από αυτούς τους τύπους τηλεφωνικών συστημάτων μπορεί να είναι εξίσου ακριβή με το ίδιο το τηλεφωνικό σύστημα. Σε πολλές περιπτώσεις μπορεί να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις υπάρχουσες τηλεφωνικές γραμμές που είναι διαθέσιμες στο γραφείο σας, αλλά εκτός εάν τα τηλέφωνα που χρησιμοποιείτε είναι σχετικά νέα, ενδέχεται να μην είναι συμβατά με το νέο σας σύστημα, απαιτώντας από εσάς να αγοράσετε νέα ακουστικά καθώς και το ίδιο το σύστημα.
Το σύστημα σωστού μεγέθους
Είναι σημαντικό όταν αγοράζετε ένα νέο επιχειρηματικό τηλεφωνικό σύστημα, να γνωρίζετε εκ των προτέρων τις απαιτήσεις σας. Γνωρίζοντας ποιες δυνατότητες πρέπει να συμπεριληφθούν στο νέο τηλεφωνικό σας σύστημα θα σας βοηθήσει να διαπραγματευτείτε με πιθανούς προμηθευτές. Όταν σκέφτεστε να αγοράσετε ένα νέο τηλεφωνικό σύστημα για την επιχείρησή σας, υπάρχουν δύο βασικοί παράγοντες που καθορίζουν το μέγεθος του συστήματος που χρειάζεστε:
Γραμμές. Αυτά ονομάζονται μερικές φορές κορμοί. Ο αριθμός των γραμμών που έχει ένα σύστημα υποδηλώνει τον αριθμό των εξωτερικών γραμμών που χρησιμοποιούνται από μια εταιρεία.
Επεκτάσεις. Οι περισσότερες επεκτάσεις θα αποτελούνται από ακουστικά. Αν και κάθε εξοπλισμός που απαιτεί τηλεφωνική γραμμή ταξινομείται ως επέκταση. Αυτό περιλαμβάνει μηχανήματα φαξ, μόντεμ και εξοπλισμό πιστωτικών καρτών κ.λπ.
Είναι σημαντικό να δημιουργήσετε μια λίστα με όλες τις επεκτάσεις και τις γραμμές που μπορεί να χρειαστείτε για το νέο τηλεφωνικό σας σύστημα. Μην ξεχνάμε ότι ορισμένοι χρήστες μπορεί να χρειάζονται περισσότερες από μία γραμμές και πολλές επεκτάσεις.
Στα βασικά συστήματα, το μέγεθος ενός τηλεφωνικού συστήματος υποδεικνύεται ως συνδυασμός γραμμών και επεκτάσεων. Για παράδειγμα, ένα σύστημα που έχει 10 γραμμές και 30 επεκτάσεις θα εμφανίζεται ως σύστημα 10 x 30.
Στα τηλεφωνικά συστήματα PBX, το μέγεθος ορίζεται ως ένας συνδυασμός γραμμών και επεκτάσεων, που ονομάζονται “Ports”. Ο αριθμός των “Θυρών” είναι ο μέγιστος αριθμός συνδέσεων που μπορούν να πραγματοποιηθούν στο τηλεφωνικό σύστημα. Αυτές περιλαμβάνουν εξωτερικές γραμμές και εσωτερικές επεκτάσεις, καθώς και κάθε άλλο αξεσουάρ τηλεφωνικού συστήματος.
Όταν σχεδιάζετε ένα νέο επιχειρηματικό τηλεφωνικό σύστημα, θα πρέπει να λάβετε υπόψη τη μελλοντική επέκταση της εταιρείας σας, προβλέποντας τυχόν επιπλέον ανάγκες σε πρώιμο στάδιο. Ακόμα κι αν το τρέχον τηλεφωνικό σας σύστημα χειρίζεται καλά τις κλήσεις προς το παρόν, αυτό μπορεί να μην ισχύει όταν εφαρμοστεί πλήρως οποιαδήποτε μελλοντική επέκταση ή βελτιώσεις. Ένα καλό επιχειρηματικό τηλεφωνικό σύστημα θα πρέπει να είναι σε θέση να χειρίζεται την επέκταση εύκολα και με οικονομικό κόστος. Τα τηλεφωνικά συστήματα PBX σάς επιτρέπουν να επεκτείνετε τις δυνατότητές τους, προσθέτοντας νέες κάρτες επέκτασης, αυξάνοντας έτσι τον αριθμό των θυρών που είναι διαθέσιμες για χρήση. Μερικά βασικά συστήματα μπορούν να επεκταθούν με την προσθήκη ενός άλλου ντουλαπιού που είναι πανομοιότυπο με το πρώτο.
Όταν σχεδιάζετε το νέο σας σύστημα, είναι σημαντικό να ρωτήσετε για το πιθανό κόστος για την προσθήκη περισσότερων επεκτάσεων ή θυρών. Είναι σημαντικό όταν επιλέγετε ένα νέο επιχειρηματικό τηλεφωνικό σύστημα, να διασφαλίζετε ότι η επέκταση θα έρθει όχι μόνο εύκολα αλλά και όσο το δυνατόν πιο προσιτή για την εταιρεία σας.
Αντιπρόσωποι και εγκαταστάτες τηλεφωνικών συστημάτων
Η εύρεση ενός καλού αξιόπιστου αντιπροσώπου είναι το πιο σημαντικό μέρος της αγοράς ενός νέου επιχειρηματικού τηλεφωνικού συστήματος. Ένας καλός αξιόπιστος αντιπρόσωπος όχι μόνο θα μπορεί να σας πουλήσει το σύστημα που χρειάζεστε, αλλά θα προσφέρει εξαιρετική, εγγυημένη εγκατάσταση και σέρβις, καθώς και θα είναι πάντα έτοιμος να απαντήσει σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις έχετε όταν προκύψουν προβλήματα. Για να το θέσω απλά, θα είναι εκεί για να σας κρατήσουν το χέρι και να σας καθοδηγήσουν στη διαδικασία, από τον σχεδιασμό και την επιλογή του κατάλληλου συστήματος, μέχρι την εφαρμογή του νέου σας συστήματος και την εκπαίδευση του προσωπικού. Οποιοσδήποτε πιθανός προμηθευτής θα χαρεί να σας μιλήσει για οποιαδήποτε πτυχή ενός νέου επιχειρηματικού τηλεφωνικού συστήματος και να προσφέρει μαρτυρίες σχετικά με την ποιότητα των συστημάτων και την υπηρεσία εγκατάστασης.
Δεν είναι ασυνήθιστο οι αγοραστές να απαιτούν την επίδειξη πιθανών νέων τηλεφωνικών συστημάτων. Κάθε αξιόπιστος αντιπρόσωπος θα χαρεί να προσφέρει μια πλήρη επίδειξη οποιουδήποτε τηλεφωνικού συστήματος που παρέχει. Είναι καλύτερο για τον αντιπρόσωπο να επισκεφτεί τον ιστότοπό σας, με αυτόν τον τρόπο μπορεί να έχει μια σωστή εικόνα του υπάρχοντος συστήματός σας και να αξιολογήσει τις μελλοντικές σας ανάγκες επικοινωνίας και καλωδίωσης.
Οι Συμφωνίες Επιπέδου Υπηρεσιών (SLA) καθορίζουν πόσο γρήγορα ένας αντιπρόσωπος ανταποκρίνεται σε ένα πρόβλημα με το τηλεφωνικό σας σύστημα. Ένας καλός έμπορος θα προσφέρει μια σειρά από SLA για να καλύψει τις περισσότερες επιχειρηματικές ανάγκες και προϋπολογισμούς. Αναμένετε να πληρώσετε περισσότερα εάν η επιχείρησή σας απαιτεί υποστήριξη 24/7 ή χρόνους απόκρισης μικρότερους από τον κανονικό.
Ακολουθούν ορισμένες ερωτήσεις που θα μπορούσατε να κάνετε σε έναν αντιπρόσωπο όταν αναζητάτε έναν προμηθευτή ενός τηλεφωνικού συστήματος για επιχειρήσεις:
1. Μπορώ να κάνω επίδειξη συστήματος;
2. Ποιος θα εγκαταστήσει το σύστημα και την καλωδίωση;
3. Τι εύρος Συμφωνιών Επιπέδου Υπηρεσιών (SLA) προσφέρουν;
4. Ποιος θα παρέχει εκπαίδευση συστήματος και ποιο είναι το κόστος;
5. Μπορεί ο αντιπρόσωπος να παρέχει εγκαταστάσεις συντήρησης από απόσταση;
6. Ποιες εγγυήσεις και εγγυήσεις προσφέρουν;
Λίστα ελέγχου
1. Αποφασίστε ποιος τύπος τηλεφωνικού συστήματος ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες της επιχείρησής σας.
2. Σχεδιάστε το μέγεθος του νέου σας συστήματος αξιολογώντας τον αριθμό των γραμμών και των επεκτάσεων που χρειάζεστε. Μην ξεχάσετε να προγραμματίσετε οποιαδήποτε μελλοντική επέκταση.
3. Αποφασίστε ποιες επιπλέον λειτουργίες μπορεί να χρειάζεστε από το νέο τηλεφωνικό σύστημα της επιχείρησής σας (φωνητικό ταχυδρομείο, τηλέφωνα πόρτας, κ.λπ.).
4. Επικοινωνήστε με μερικούς αξιόπιστους αντιπροσώπους.
5. Κανονίστε μια επίδειξη κατάλληλων τηλεφωνικών συστημάτων.
6. Συνεργαστείτε με τον αντιπρόσωπο που έχετε επιλέξει για να επιλέξετε και να αγοράσετε το σωστό σύστημα για την επιχείρησή σας.
7. Μην ξεχάσετε να ταξινομήσετε την κατάλληλη εκπαίδευση και μια συμφωνία επαρκούς επιπέδου υπηρεσιών.
Τελικός
Η αγορά και εγκατάσταση του σωστού τηλεφωνικού συστήματος για την επιχείρησή σας είναι μια πολύ σημαντική απόφαση. Είναι επιτακτική ανάγκη να το κάνετε σωστά την πρώτη φορά, καθώς η λειτουργικότητα και η ευημερία της επιχείρησής σας θα μπορούσαν να εξαρτηθούν σε μεγάλο βαθμό από αυτό. Θυμηθείτε να ακολουθήσετε τις λίγες απλές οδηγίες που περιγράφονται σε αυτήν την αναφορά και θα είστε πιο προετοιμασμένοι από τους περισσότερους.
Ευχαριστώ που διαβάσατε το άρθρο μου
Τζέισον Μόρις