Όταν όλα είναι στη θέση τους για το σεμινάριο, το εργαστήριο, το συνέδριο ή άλλη εκδήλωση και έχουν εφαρμοστεί όλες οι τελευταίες πινελιές στην κύρια αίθουσα διεξαγωγής, δοκιμάστε την εμπειρία του εκπροσώπου. Εκτελέστε μια παρουσίαση ή ένα βίντεο στην οθόνη και δοκιμάστε θέσεις σε όλες τις γωνίες του δωματίου για να ελέγξετε για ορατότητα οθόνης και κειμένου. Δοκιμάστε τη στάθμη του ήχου στο πιο απομακρυσμένο σημείο από τη σκηνή και θυμηθείτε να αντισταθμίσετε τον παράγοντα νεκρώσεως του κοινού. Θα θελήσετε επίσης να βρείτε τομείς που πιστεύετε ότι μπορεί να είναι προβληματικοί μόλις φτάσει το κοινό, ώστε να μπορείτε να κάνετε γρήγορα προσαρμογές.
Καθώς κάθεστε σε διάφορα καθίσματα, δώστε προσοχή στη συνολική αίσθηση του να βρίσκεστε εκεί.
Είναι ευχάριστο;
Υπάρχουν ρεύματα από πόρτες ή μονάδες κλιματισμού;
Μπορείτε να μυρίσετε το μαγείρεμα από τις κουζίνες;
Το δωμάτιο φαίνεται καθαρό και τακτοποιημένο από αυτή τη γωνία;
Υπάρχουν περισπασμοί όπως δραστηριότητα έξω από ένα παράθυρο που οι παρουσιαστές δεν μπορούν να δουν αλλά το κοινό μπορεί;
Η θέα από τη θέση αντικατοπτρίζει την αξία του εισιτηρίου;
Να θυμάστε ότι, για μεγαλύτερες εκδηλώσεις, αυτό το κάθισμα μπορεί να είναι σπίτι για μια μέρα για τον εκπρόσωπο σας και θα εκτιμήσει μικρές πινελιές όπως εύκολα προσβάσιμα μπουκάλια νερού και μπολ με μέντες.
Το τελετουργικό της άφιξης
Όπως σε κάθε άλλη δημόσια περίσταση, οι άνθρωποι έχουν ορισμένες προσδοκίες όταν φτάνουν σε μια εκδήλωση. Είναι ένα είδος τελετουργίας που πρέπει να πραγματοποιηθεί για να εισέλθει κανείς στο μαγικό βασίλειο της πληροφορίας.
Εάν ένας εκπρόσωπος έχει προσκληθεί ή έχει προεγγραφεί, θα πρέπει να μπορεί να φτάσει είκοσι λεπτά ή περισσότερο πριν από την ώρα έναρξης και να βρει ένα τραπέζι έξω από τις αίθουσες εκδηλώσεων καλυμμένο με διακριτικά ονόματα τακτοποιημένα με αλφαβητική σειρά. Αυτός ο πίνακας θα διαχειρίζεται ένας χαμογελαστός διαχειριστής, έτοιμος να τους αναγνωρίσει γρήγορα, να τους καλωσορίσει και να τους παράσχει το σήμα του ονόματός τους και οποιαδήποτε συμπληρωματική πληροφορία θα χρειαστούν. Οι πρόσθετες πληροφορίες περιέχονται συνήθως σε έναν επαγγελματικά προετοιμασμένο φάκελο.
Ο διαχειριστής θα τους κατευθύνει από το τραπέζι της ρεσεψιόν σε έναν χώρο καφέ και θα τους παρέχει επίσης πληροφορίες σχετικά με τη θέση των τουαλετών, τηλεφώνων και χώρων καπνίσματος.
Πολλοί θα έχουν έρθει μόνοι τους και μπορεί να μην είναι εξοικειωμένοι με άλλους αντιπροσώπους. Για να απαλύνετε οποιαδήποτε αδεξιότητα, λίγη ήσυχη μουσική υπόκρουση θα κρύψει άβολες σιωπές. Η ομάδα της εκδήλωσης, ειδικά οι παρουσιαστές αναμένεται να αναμειγνύονται με τους καλεσμένους και, εκτός από το να συζητούν και να συστήνουν τον έναν εκπρόσωπο στον άλλο, θα πρέπει να συνεχίσουν τη συλλογή πληροφοριών για να διασφαλίσουν ότι η εκδήλωση έχει απήχηση με συνάφεια.
Κατά τη διαφημιζόμενη ώρα έναρξης, μια δυνατή φωνή θα πρέπει να καλεί τους συγκεντρωμένους συνέδρους να εισέλθουν στο εσωτερικό ιερό της κύριας αίθουσας εκδηλώσεων. Μετά από αυτό, θα υπάρξει έξαρση της δραστηριότητας καθώς οι εκπρόσωποι βρίσκουν τις θέσεις τους.
Αυτή η προσέγγιση είναι προφανώς δοκιμασμένη και είναι αυτό που περιμένει ο κόσμος, αλλά αν θέλετε να πειραματιστείτε με διαφορετικές τεχνικές, αυτή είναι η ευκαιρία σας να επισημάνετε την πρωτοτυπία στην εκδήλωσή σας.
