Η απόκτηση των δεξιοτήτων για τη σύνταξη καλής επιχειρηματικής αλληλογραφίας είναι σημαντική. ένα άτομο που αναζητά εργασία πρέπει να στείλει προσαρμοσμένες επιστολές αίτησης εργασίας. Ένας γραμματέας πρέπει να στείλει μια επίσημη επιστολή πρόσκλησης. Ένας βοηθός αγορών μπορεί να χρειαστεί να ετοιμάσει ένα τιμολόγιο. Δεν σημαίνει απαραίτητα ότι πρέπει απλώς να έχετε ένα καλό επίπεδο αγγλικών. Θα πρέπει να θυμάστε ότι η αλληλογραφία σημαίνει να επικοινωνήσετε ένα μήνυμα. Είναι μια αμφίδρομη προσπάθεια μεταξύ του συγγραφέα και του αποδέκτη.
Εδώ είναι μερικές συμβουλές:
Η εκτύπωση
Η ποιότητα της εκτύπωσης αντικατοπτρίζει το ανάστημα της εταιρείας σας. Βεβαιωθείτε ότι ο εκτυπωτής σας διαθέτει επαρκές δοχείο μελάνης και ότι η εκτύπωση είναι ομοιόμορφη. Μην ρυθμίζετε τον εκτυπωτή σας σε γρήγορο πρόχειρο, καθώς η ποιότητα δεν είναι στα πρότυπα και μπορεί να μην είναι εύκολο να το διαβάσει ο δέκτης.
Γράψτε στο σημείο
Η δομή της επιχειρηματικής αλληλογραφίας πρέπει να είναι πάντα στην ουσία και να μην επιδέχεται διάφορες ερμηνείες. Η γραφή σας δεν πρέπει να είναι επαναλαμβανόμενη και μια επαγγελματική επιστολή θα πρέπει κατά προτίμηση να είναι μια σελίδα. Εάν ο παραλήπτης σας δεν διαθέτει βασικές πληροφορίες, θα πρέπει να συμπεριλάβετε ένα συνημμένο με τη συνοδευτική επιστολή.
Ο τίτλος της επιχειρηματικής αλληλογραφίας
Ο τίτλος της επαγγελματικής σας αλληλογραφίας θα πρέπει κατά προτίμηση να είναι μια γραμμή και να μην έχει πολύ μεγάλη γραμματοσειρά. Εάν ο τίτλος δεν είναι σαφής, το γράμμα σας μπορεί να τοποθετηθεί κάτω από το δίσκο KIV του παραλήπτη σας. Υπάρχουν πολλά ανώτερα στελέχη που εξουσιοδοτούν τους προσωπικούς τους βοηθούς να λύνουν την εταιρική τους αλληλογραφία.
Σύντομες προτάσεις Οι προτάσεις σας δεν πρέπει να είναι πολύ μεγάλες. Θα πρέπει να συνάδουν με το θέμα της αλληλογραφίας και θα πρέπει να αποφεύγετε τις ορολογίες ή τις παραθέσεις.
Παρακολουθήστε τα σημεία στίξης σας
Πρέπει να τηρούνται οι κανόνες στίξης. Με τη δημοτικότητα των εργαλείων λογισμικού γραφείου, οι κουκκίδες παρουσίασης χρησιμοποιούνται αδιακρίτως σε όλη την επαγγελματική αλληλογραφία. Χρησιμοποιήστε αυτό το εργαλείο κατάλληλα και διατηρήστε τον επίσημο χαρακτήρα της γραφής σας.
Τα στοιχεία των δεκτών
Θα επηρεάσει πολύ άσχημα τον επαγγελματισμό σας εάν κάνετε λάθος στο όνομα ή τον προσδιορισμό του δέκτη σας. Υπονοεί ότι δεν θεωρείτε την επαγγελματική αλληλογραφία ως σημαντική.
Η επαφή σας
Θα πρέπει να αφήσετε τον άμεσο αριθμό επικοινωνίας σας ή ακόμα και μια διεύθυνση email εάν χρειάζεστε επείγουσα απάντηση από τον παραλήπτη. Με τη βελτίωση των τηλεπικοινωνιών, αναμένεται ότι το μήνυμα θα μεταδοθεί με τον ταχύτερο τρόπο. Δεν είναι καλή ιδέα απλώς να αφήσετε τον εταιρικό σας αριθμό με ένα φωνητικό ταχυδρομείο.
Θυμηθείτε να διορθώσετε
Είναι καλή συνήθεια να διορθώνετε τα γραπτά σας. Μην βασίζεστε μόνο στον ορθογραφικό έλεγχο ή στον γραμματικό έλεγχο για να κάνετε τη δουλειά. Ενδεικτικά, μετά από προσεκτική ανάγνωση της γραφής της επιχείρησής σας, μπορεί να ανακαλύψετε ότι η γραφή σας είναι πολύ περιστασιακή για την κατάσταση.
Συνοδευτική επιστολή φαξ
Εάν στέλνετε φαξ, πρέπει να θυμάστε να συμπεριλάβετε μια συνοδευτική επιστολή που θα συνοδεύει την υπόλοιπη αλληλογραφία. Αυτό γίνεται για να διασφαλιστεί ότι ο παραλήπτης σας λαμβάνει όλη την αλληλογραφία σας.
Η υπογραφή σας
Πρέπει να θυμάστε να υπογράφετε την επαγγελματική σας αλληλογραφία, όπου χρειάζεται.